- Címzésnél a neveket nagy kezdőbetűvel, a beosztást (pl.: osztályvezető) és a szervezeti egységet (pl.: gazdasági osztály) kisbetűvel írjuk.
- A címzett neve alá kerüljön beosztása, ide írjuk a szervezetet is, nehogy névazonosság miatt rossz helyre kézbesítsék az ügyiratot. Ne feledkezzünk meg az úr vagy asszony szó használatáról sem. Manapság divatos az úrhölgy megszólítás is. Ha nem tudjuk, hogy férfi vagy nő az, akinek írjuk a levelet, akkor a beosztás férfi és női változatát is tüntessük fel, és a kettő közé választójelet tegyünk (Tisztelt Igazgató Úr/Igazgatónő!).
- A tárgy megnevezését kisbetűvel írjuk, bár sokan írják helytelenül nagybetűvel. (pl.: Tárgy: vállalati szerződés). Törekedni kell a tömörségre és a minél nagyobb információközlésre; soha ne fogalmazzunk túl általánosan! Jó eszköz a figyelemfelkeltésre a levél tárgyának kiemelése (kövérítéssel vagy aláhúzással).
- A megszólításnál ne írjuk ki a doktori címzést, ezt csak a borítékon tüntessük föl. Kivétel, ha szakorvosnak írunk (Tisztelt Doktor Úr!).
- Elköszönésnél, ha az elbúcsúzás önmagában áll, nagy kezdőbetűvel írjuk, és nem kell utána kettőspontot tenni. Mindig írjuk ki a küldő nevét és beosztását. Erre azért is szükség van, mert a kézi aláírás gyakran olvashatatlan. Ha mellékelünk valamit, azt is tüntessük föl: példányszám, darabszám, megnevezés.
- A szöveg végére kerül a keltezés, melyet több formában is leírhatunk (Budapest, 2001.02.10., 2001.II.10., 2001. február 10.).
Kommentáld!